Vzpomínáte, jak jsme si kdysi představovali budoucnost plnou robotů, kteří za nás udělají všechno? Sice doma nemáme každý R2-D2, ale máme pračky, sušičky, robotické vysavače podlahy i bazénů a dokonce robotické sekačky. A to je jen špička ledovce. Automatizujeme už léta, jen si to možná neuvědomujeme. A víte co? Stejně, jak to jde doma, to může jít i v práci.
Neviditelní domácí pomocníci
Ráno se probudíte a co se stane? Topení už je zapnuté, protože váš chytrý termostat ví, že v 7:00 ráno chcete teplo. Možná si ani nevšimnete, že rolety se automaticky zatáhly, protože venku začalo svítit slunce a váš dům je chytřejší než vy, co se týče udržování optimální teploty. A když je čas na úklid, robotický vysavač se sám spustí a zmizí pod gaučem dřív, než si uvědomíte, že vůbec něco dělá. Když to funguje doma, proč by to nemohlo fungovat v práci? Místo toho, abych každé pondělí znovu a znovu nastavoval marketingové kampaně, můžu je zautomatizovat stejně, jako jsem automatizoval vysávání bazénu.
Šetří čas a nervy
Trochu si to rozebereme. Pračky a sušičky? Kdysi revoluce, dnes standard. Stačí hodit prádlo do pračky, zapnout program a o zbytek se postará sama. A sušička? Už má informace od pračky, kolik a jaké prádlo se pere. Místo, abych věšel oblečení na šňůru a čekal do druhého dne na usušení, prostě jen stisknu tlačítko. Sušička si nastaví program podle informací, které jí předala pračka a já si zatím můžu dát další kafe. Tohle je ta nenápadná automatizace, kterou považujeme za samozřejmost, ale přitom nám šetří hromadu času.
Robotické vysavače? Sedíte u televize, sledujete oblíbený seriál, a najednou váš vysavač začne jezdit po bytě. Ani se nemusíte zvednout, a podlahu máte čistou. Když jsem ten vysavač kupoval, přiznávám, trochu jsem se divil, proč bych měl investovat do něčeho, co vlastně zvládnu sám. No, teď už vím – když mi šetří čas a stará se o prach, můžu se věnovat něčemu důležitějšímu.
Pak tu máme chytrou domácnost. Přijdete domů a tam vás čeká příjemné teplo a světla se sama rozsvítí. To asi nikoho dneska neohromí. Automatizace zařídí, aby se topení spustilo, když se ochladí, a rolety se zatáhly, když začne být venku moc slunečno. Chytré domácnosti nám opravdu dělají život příjemnější, i když si to kolikrát ani neuvědomíme. Navíc šetří naši pěněženku. Když jsme v práci není potřeba topit na víc jak 20 stupňů. Když opustíme práci a jedeme domu, automatizace se to dozví a začne teplotu zvyšovat.
A teď si to představte v pracovním prostředí. Máte faktury? Už žádné ruční vyplňování. Automatizace se o to postará – stejně jako vaše pračka o prádlo. Marketingové kampaně? Nastavíte je jednou, a pak běží samy. Stejně jako váš robotický vysavač uklízí pod gaučem, zatímco vy děláte něco užitečnějšího.
Domácí automatizace nám ukazují jednu důležitou věc – nemusíte být génius, abyste zvládli optimalizaci a automatizaci i v podnikání. To, co vám šetří čas a energii doma, může fungovat i v práci. Přesně tak, jak si po ránu stisknete tlačítko na kávovaru, tak můžete stisknout tlačítko na automatizaci procesů v práci.
I v práci stačí stisknout tlačítko
Teď když jsme si to probrali doma, pojďme se podívat, jak vám stejná logika může pomoct v práci. Jaký je to pocit, když musíte každé pondělí začínat znovu? Maily, faktury, správa úkolů – rutina, která vám po pár týdnech začne lézt na nervy. Stejně jako doma nemusíte vysávat ručně, tak v práci nemusíte neustále dokola vyplňovat tabulky nebo připomínat týmu, co má dělat.
Faktury a papírování? Ne, děkuji
Už žádné ověřování zaplacených faktur a složitá administrativa. Dnes existují nástroje, které vám umožní celý proces zautomatizovat. Jakmile přijde objednávka, proforma faktura se sama vygeneruje, odešle zákazníkovi a uloží do systému. Jakmile je zaplacena automaticky se označí jako zaplacená a vygeneruje se faktura. Ta je odeslána zákazníkovi. Vzpomínáte si, jak pračka automaticky ví, kolik prádla musí vyprat, a nastaví si program? Stejné je to i s vašimi fakturami a bankovním účtem. Stačí pár kliknutí a je vyřešeno.
E-mailová automatizace? Jednou nastavíte a funguje to samo
Když někdo nakoupí na vašem e-shopu, automaticky se od vás očekává, že pošlete potvrzení objednávky, případně poděkování za nákup. Možná po pár dnech připomenete zákazníkovi, že by si mohl dokoupit příslušenství k produktu. Nebo že zboží už asi spotřeboval a vy se připomenete, jestli si ho nechce koupit znovu. A takhle pořád dokola. Ale asi nesedíte nad každým e-mailem. Tohle buď neděláte nebo máte nastavený automatický e-mailing.
Stačí jednou nastavit autorespondery a transakční e-maily a vy si můžete dát nohy na stůl. Jakmile zákazník nakoupí, systém za vás vše odkomunikuje – od potvrzení objednávky, přes odeslání faktury až po sledování zásilky. A když uběhnou dva týdny od nákupu? Automaticky se pošle e-mail s tipy, jak se o produkt starat. Víte, co je na tom nejlepší? Nezabere vám to ani minutu navíc. Zvyšujete loajalitu zákazníků k vaší značce a samozřejmě prodeje.
Pokud se chcete dostat na vyšší úroveň, můžete využít segmentaci. To znamená, že ne všichni zákazníci dostanou stejné e-maily. Někdo, kdo si objednal dražší produkt, dostane třeba speciální nabídku na prémiové příslušenství. A zákazník, který si u vás nakoupil poprvé? Třeba poděkování s malou slevou na další nákup. Vše automaticky.
E-mailové kampaně? Ty můžete naplánovat na týdny nebo měsíce dopředu. Systém za vás rozešle e-maily přesně v okamžiku, kdy je to nejvhodnější. A co je na tom nejlepší? Můžete sledovat, jak si e-maily vedou – kdo je otevřel, na co kliknul a co si nakonec objednal. Na základě toho pak můžete své kampaně upravovat a optimalizovat, aby byly ještě úspěšnější. Stejně jako váš chytrý vysavač – učí se podle toho, jak jezdí po místnosti.
3. Úkoly a týmová práce? Bez neustálých připomínek
Jednou z největších výzev v práci je mít přehled o tom, kdo co dělá, co je hotové a co je potřeba udělat dál. Přiznejme si to, kolikrát jste museli někomu připomenout, že má něco dodělat? S automatizací je to mnohem jednodušší. Systém přiděluje úkoly, sleduje jejich dokončení a posílá vám notifikace, když je něco v prodlení. Připomíná vám to něco? Ano, přesně jako vám detektor CO2 pošle notifikaci o zvýšené koncentraci v místnosti a vy víte, že musíte vyvětrat. V lepším případě pustí automatiky rekuperaci.
Nemusíte si připadat jako “policejní důstojník”, který každý den kontroluje, kdo co dělá. Místo toho můžete věnovat svůj čas něčemu smysluplnějšímu – jako třeba vymýšlení další skvělé strategie pro růst firmy.
Automatizace = produktivnější podnikání
Automatizace není jen o tom, že vám ušetří čas a nervy doma. Stejný přístup můžete aplikovat i ve vašem podnikání. Nemusíte trávit hodiny nad rutinními úkoly. Stačí nastavit správné systémy a automatizace se o to postará.
Takže až si příště stisknete tlačítko na kávovaru, zamyslete se: Který z vašich pracovních procesů by mohl být stejně snadný jako ranní kafe? Automatizujte to, co vás brzdí – a věřte, že vám to otevře cestu k větší produktivitě, kreativitě a volnému času, který si konečně můžete užít.
A teď mě omluvte, zatím co jsem psal tento článek bazénový vysavač právě skončil s čištěním a já ho jdu vyndat a připojit na nabíječku. To bohužel automaticky ještě nezvládá.